1 主题内容与适用范围

　　本标准规定了知识产权体系文件及外来文件管理职责分工、体系文件编制、修订和审批、体系文件的编号及标识、体系文件的管理、体系文件的保密、记录文件的管理、外来文件的管理等相关事宜。

　　本标准适用于公司知识产权体系文件及外来文件管理工作。

　　2 引用标准

　　《企业知识产权管理规范》(GB/T 29490-2013)

　　《文秘管理规定》(QG/TYCI 11.08-2009)

　　《企业标准化管理办法》(QB/TYCI 01.01-2009)

　　《知识产权管理职责条例(试行)》(QB/TYCI 19.01-2018)

　　《保密管理规定》(QG/TYCI 11.01-2018)

　　3 管理目标文件解释

　　3.1 体系文件包括：

　　a) 规定了公司知识产权管理方针和目标的文件;

　　b) 知识产权管理手册;

　　c) 《企业知识产权管理规范》标准要求的制度、程序文件和记录文件。

　　3.2 知识产权相关外来文件包括：

　　a) 专利获取维护相关外来文件。从外部专利代理公司、事务所以及从国家知识产权局接收的与专利申请、授权和年费缴纳等相关的外部文件。

　　b) 商标获取维护相关外来文件。从外部商标代理公司、事务所以及从商标局接收的与商标申请、授权和续展等相关的外部文件。

　　c) 知识产权行政、司法外来文件。与公司知识产权活动相关的维权、确权以及侵权相关的行政决定、司法判决、律师函和警告函等外来文件。

　　4 职责分工

　　4.1 技术研发中心负责归口管理、审核体系文件，负责体系文件的日常管理、备案和处置。

　　4.2 人资企管部负责组织起草和修订体系文件，并对制度和工作流程的执行的情况进行控制、督办、检查。

　　4.3 各部门(车间)负责本部门(车间)记录文件的标识、数据收集、保管和查阅控制。

　　4.4 各部门(车间)在年末将本部门(车间)收集的记录文件的复印件提交技术研发中心备案。

　　4.5 技术研发中心负责专利获取维护相关外来文件的登记和管理工作，对收到的外来文件进行有效管理，填写《专利商标外来文件登记表》，确保其来源与取得时间可识别。

　　4.6 人资企管部负责商标获取维护相关外来文件的登记和管理工作，对收到的外来文件进行有效管理，填写《专利商标外来文件登记表》，确保其来源与取得时间可识别。

　　4.7 董事会办公室法务组负责知识产权行政、司法外来文件的登记和管理工作;对收到的外来文件进行有效管理，填写《知识产权行政、司法外来文件登记表》，确保其来源与取得时间可识别。

　　5 体系文件管理内容与要求

　　5.1 体系文件的编写、修订和审批

　　5.1.1 各部门(车间)依据《知识产权管理职责条例》中各部门(车间)的知识产权管理职责，负责本部门(车间)相关的制度、程序、记录文件表单的编写和修订。

　　5.1.2 程序文件对于知识产权工作流程的要求应该明确，易于理解和便于执行，需要明确程序文件的主题内容、管理职责、管理的内容与要求、具体流程等。

　　5.1.3 体系文件的签发由起草部门(车间)填写《公文签发单》，依据公司签发流程进行签发。

　　5.1.4 除记录文件表单外的体系文件的修订均应以书面形式进行，需要重新签发;记录文件表单修订不需要重新签发。

　　5.1.5 人资企管部组织起草和修订体系文件，需要签发的体系文件在发布前和修订后再次发布前，应依据《企业标准化管理办法》提请相应领导批准;技术研发中心应对发布或再次发布的体系文件进行审核，以确保内容符合《企业知识产权管理规范》的要求。

　　5.1.6 部门(车间)需要修订记录文件表单的，应填写《记录文件表单修订审核单》，报送技术研发中心审核;技术研发中心应确保记录文件表单的内容符合《企业知识产权管理规范》的要求。

　　5.1.7 体系文件的编写应符合国家法律、法规的规定，贯彻国家和地方政府的有关政策，保持与上级文件的一致性。

　　5.1.8 各部门(车间)从公司OA系统下载最新版本的记录文件表单使用。

　　5.2 体系文件的编号和标识

　　5.2.1 除目标、方针及记录文件之外的体系文件编号规则依据《企业标准化管理办法》实施。

　　5.2.2 方针、目标及记录文件表单编号规则如下：

　　企业标准代码

　　依据《企业标准化管理办法》，门类标准代号为G,专业代号为09。设定标准顺序号为3XXX，后三位为顺序号。

　　5.3 体系文件的管理

　　5.3.1 技术研发中心应按知识产权管理手册、制度/程序文件、记录文件表单分类管理体系文件，并建立《知识产权管理体系文件台账》，应保证体系文件易于识别、取用和阅读

　　5.3.2 体系文件和记录文件的保管时间由技术研发中心《知识产权管理体系文件台账》中的“保管时间”项目规定。

　　5.3.3 失效的记录文件表单应当销毁，其他失效的体系文件应当归档，对因特定目的需要保留的失效文件应当予以标记，在纸质文件上加盖失效章，在电子文件文件名上标识“已失效”。

　　5.3.4 体系文件由技术研发中心进行备案管理。

　　5.4 体系文件的保密

　　技术研发中心在编制《知识产权管理体系文件台账》中应注明各体系文件的保密性，密级参照公司《保密管理规定》确定。

　　6 记录文件管理内容与要求

　　6.1 记录文件的形式

　　记录文件可以是纸质形式，也可以是电子形式。

　　6.2 记录文件的管理

　　技术研发中心应在《知识产权管理体系文件台账》中明确规定每个记录文件表单的编制、使用部门(车间)和记录文件的保管时间和保存期限。

　　6.3 记录文件内容的填写和修改

　　6.3.1 各部门(车间)相关人员依据相应制度、程序文件的规定填写记录文件内容。

　　6.3.2 记录文件的内容应及时、内容完整、数据真实。

　　6.3.3 纸质记录文件应用碳素墨水钢笔或黑色签字笔填写，要求字迹清晰，不得随意涂改，易于识别和检索。

　　6.4 记录文件内容的收集和记录文件的保管

　　6.4.1 记录文件内容的收集和记录文件的保管由使用部门(车间)负责，保管时间依据《知识产权管理体系文件台账》的“保管时间”执行。

　　6.4.2 各部门(车间)应妥善管理保管的记录文件，保持记录文件的内容完整，防止丢失和损毁。

　　6.5 记录文件的备案

　　6.5.1 各部门(车间)年底将本部门(车间)保管的全年记录文件的复印件提交技术研发中心备案。

　　6.5.2 技术研发中心接收复印件后，应妥善保管记录文件复印件，并填写《记录文件备案登记表》，由移交双方签字。

　　6.5.3 在第三方审核前，技术研发中心收集截止第三方审核前的各部门(车间)收集和保管的记录文件的复印件，以备审核。

　　6.6 记录文件的检索查阅

　　6.6.1 记录文件所属部门(车间)人员可查阅本部门(车间)记录文件，并在《记录文件查阅登记表》上登记。

　　6.6.2 严格控制记录文件所属部门(车间)以外人员查阅本部门(车间)记录文件。

　　6.6.3 确有必要查阅的，需经记录文件所属部门(车间)负责人同意，并在《记录文件查阅登记表》上登记。

　　6.7 记录文件的处置

　　各部门(车间)根据《知识产权管理体系文件台账》规定的“保管时间”管理本部门(车间)保管的记录文件。

　　6.8 记录文件的归档

　　6.8.1 各部门(车间)根据《知识产权管理体系文件台账》的规定，需要“归档”的记录文件，按照《档案管理办法》的要求提交综合办公室归档处理。

　　6.8.2 综合办公室依据《知识产权管理体系文件台账》规定的“保存期限”保存“归档”的记录文件，对超过“保存期限”的记录文件组织销毁。

　　7 知识产权行政、司法外来文件的管理内容与要求

　　7.1 董事会办公室法务组对收到的知识产权行政、司法外来文件，应填写《知识产权行政、司法外来文件登记表》，记录该外来文件的来源与收文时间。

　　7.2 董事会办公室法务组应保证外来文件内容完整，注明保管方式和保管期限;董事会办公室法务组对超过“保管期限”的外来文件组织销毁。

　　7.3 其他部门(车间)收到知识产权行政、司法外来文件时，应在5个工作日内移交董事会办公室法务组，向董事会办公室法务组说明接收外来文件的来源和时间，双方填写《知识产权行政、司法外来文件登记表》，注明移交日期和董事会办公室法务组接收人;因移交延误造成公司损失的，由收文部门(车间)承担责任。

　　8 检查与考核

　　本标准贯彻执行情况由人资企管部组织考核，每一年检查考核一次。

　　9 附件

　　附件1：《知识产权管理体系文件台账》

　　附件2：《记录文件查阅登记表》

　　附件3：《知识产权行政、司法外来文件登记表》

　　附件4：《专利商标外来文件登记表》

　　附件5：《记录文件备案登记表》

　　附件6：《公文签发单》

　　附件7：《记录文件表单修订审核单》